تا وقتی تعداد کارکنان کم باشد، شاید محاسبه حقوق با اکسل و چند فایل جداگانه چندان سخت به نظر نرسد. اما کافی است تعداد کارکنان بیشتر شود، قراردادها تغییر کنند، اضافه کاری و مرخصی وارد محاسبات شود و پای بیمه و مالیات هم وسط بیاید؛ آن وقت تازه مشخص می شود یک نرم افزار حقوق و دستمزد چقدر می تواند کار حسابدار را راحت یا سخت کند.
واقعیت این است که اسم «نرم افزار حقوق و دستمزد» به تنهایی چیزی درباره کیفیت آن نمی گوید. ممکن است یک نرم افزار امکانات زیادی روی کاغذ داشته باشد، اما در کار روزمره حسابدار، انجام ساده ترین کارها هم زمان بر باشد. در مقابل، یک نرم افزار خوب باید بتواند فرآیندهای مختلف حقوق را از ثبت اطلاعات و کارکرد گرفته تا محاسبه، فیش، بیمه، مالیات و پرداخت، در یک مسیر منظم قرار دهد.
اما از کجا بفهمیم نرم افزاری که قرار است برای مجموعه خود انتخاب کنیم واقعاً مناسب است؟ یکی از راه ها این است که امکانات آن را در موقعیت های واقعی با نیازهای یک حسابدار مقایسه کنیم.
اگر ورود اطلاعات کارکنان سخت باشد، چه فایده ای دارد؟
اولین مرحله کار، ثبت اطلاعات کارکنان است. اگر قرار باشد اطلاعات هر کارمند به صورت جداگانه و دستی وارد شود، برای مجموعه های کوچک شاید قابل انجام باشد، اما وقتی تعداد پرسنل زیاد شود، این کار هم زمان زیادی می گیرد و هم احتمال اشتباه را بالا می برد.
یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب باید راه های مختلفی برای ورود اطلاعات داشته باشد. امکان ورود اطلاعات از اکسل، استفاده از فایل های قبلی بیمه و مالیات و ویرایش گروهی اطلاعات کارکنان باعث می شود حسابدار مجبور نباشد برای هر تغییر کوچک، اطلاعات را یک به یک اصلاح کند.
پس یکی از اولین تفاوت های نرم افزار خوب و ضعیف را می توان همین جا دید: آیا نرم افزار واقعاً ورود و مدیریت اطلاعات را ساده می کند یا فقط یک فرم برای ثبت اطلاعات در اختیار شما می گذارد؟
قرارداد کارکنان را چطور مدیریت می کنید؟
قراردادها هم بخشی از فرآیند حقوق و دستمزد هستند که معمولاً در طول سال تغییرات زیادی دارند. تاریخ شروع و پایان قرارداد، تمدید قرارداد، تغییر مبلغ حقوق و سایر اطلاعات باید به درستی ثبت و مدیریت شوند.
در یک نرم افزار مناسب، می توان قراردادها را به صورت انفرادی یا گروهی تعریف کرد و قراردادهای سال قبل را برای دوره جدید تمدید کرد. اعمال ضریب یا مبلغ ثابت برای تغییرات حقوقی و امکان دانلود گروهی قراردادها نیز برای مجموعه هایی که تعداد کارکنان زیادی دارند، کار را ساده تر می کند.
اگر برای انجام این کارها مجبور باشید چند فایل جداگانه داشته باشید و مرتب بین آنها جابه جا شوید، احتمال خطا و فراموشی هم بیشتر می شود.
ثبت کارکرد؛ جایی که اشتباه کوچک دردسر بزرگی می شود
کارکرد کارکنان مستقیماً روی حقوق آنها تأثیر می گذارد. تعداد روزهای کارکرد، اضافه کاری، نوبت کاری، مرخصی و سایر اطلاعات باید قبل از محاسبه حقوق به درستی ثبت شوند.
یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب باید امکان ثبت کارکرد به صورت دستی و از طریق اکسل را داشته باشد. قابلیت کپی اطلاعات ماه قبل نیز می تواند در زمان صرفه جویی کند؛ چون معمولاً بخشی از اطلاعات کارکنان در ماه های مختلف ثابت است.
از طرف دیگر، اگر نرم افزار بتواند کارکردهای غیرعادی را شناسایی یا برای کنترل آنها ابزار مناسبی در اختیار حسابدار قرار دهد، احتمال اینکه یک عدد اشتباه مستقیماً وارد محاسبات حقوق شود کمتر خواهد شد.
محاسبه حقوق و مزایا چقدر دقیق و سریع انجام می شود؟
اینجا همان جایی است که تفاوت یک سیستم مناسب با محاسبات دستی بیشتر خودش را نشان می دهد.
حقوق کارکنان فقط یک مبلغ ثابت نیست. حقوق پایه، مزایا، اضافه کاری، نوبت کاری و سایر آیتم های حقوقی باید بر اساس اطلاعات هر فرد محاسبه شوند. اگر این محاسبات به صورت دستی انجام شوند، با افزایش تعداد کارکنان، کنترل همه اعداد و فرمول ها دشوارتر خواهد شد.
یک نرم افزار مناسب باید بتواند محاسبات حقوق و مزایا را بر اساس تنظیمات انجام شده انجام دهد و در عین حال امکان بررسی اطلاعات و کنترل نتیجه نهایی را هم در اختیار حسابدار قرار دهد.
در واقع، هدف از استفاده از نرم افزار این نیست که حسابدار دیگر هیچ کنترلی روی محاسبات نداشته باشد؛ هدف این است که محاسبات تکراری را سیستم انجام دهد و زمان حسابدار بیشتر صرف کنترل و رسیدگی شود.
بیمه و مالیات را جدی بگیرید
اگر یک نرم افزار حقوق و دستمزد فقط حقوق خالص را محاسبه کند اما برای بیمه و مالیات امکانات مناسبی نداشته باشد، عملاً بخش مهمی از کار همچنان بر عهده حسابدار باقی می ماند.
در محاسبه بیمه باید مواردی مانند سهم کارگر، سهم کارفرما و بیمه بیکاری در نظر گرفته شود. در محاسبه مالیات نیز وضعیت اقلام مختلف حقوقی و موارد مشمول و غیرمشمول اهمیت دارد.
بنابراین هنگام مقایسه نرم افزارها، فقط به عبارت «محاسبه حقوق» توجه نکنید. ببینید نرم افزار برای محاسبه بیمه و مالیات حقوق و تهیه خروجی های مورد نیاز چه امکاناتی دارد و آیا این فرآیندها را به صورت یکپارچه مدیریت می کند یا خیر.
فیش حقوقی را چطور صادر می کنید؟
حالا فرض کنید حقوق همه کارکنان محاسبه شده است. آیا باید فیش هر کارمند را جداگانه تهیه و ارسال کنید؟
یک نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب باید بتواند فیش حقوقی را به صورت انفرادی و گروهی صادر کند. امکان انتخاب اندازه خروجی فیش و همچنین فراهم کردن امکان مشاهده فیش توسط کارکنان، باعث می شود فرآیند توزیع فیش ها ساده تر شود.
این موضوع شاید در یک شرکت کوچک چندان مهم به نظر نرسد، اما در سازمانی با تعداد زیاد کارکنان، صدور و توزیع دستی فیش می تواند خودش به یک کار زمان بر تبدیل شود.
پرداخت حقوق چطور انجام می شود؟
محاسبه حقوق یک طرف ماجراست و پرداخت آن طرف دیگر.
بعد از مشخص شدن مبلغ خالص پرداختی، حسابدار باید اطلاعات را برای پرداخت به بانک آماده کند. اگر این مرحله هم نیازمند ورود دوباره اطلاعات باشد، یک فرصت دیگر برای ایجاد خطا به وجود می آید.
یک نرم افزار خوب می تواند خروجی اکسل خالص پرداختنی و فایل های بانکی مورد نیاز را آماده کند تا اطلاعات محاسبه شده مستقیماً برای مرحله پرداخت مورد استفاده قرار گیرد.
هرچه فاصله بین محاسبه حقوق و پرداخت کمتر باشد، فرآیند پایان ماه هم منظم تر پیش می رود.
گزارش های بیمه، مالیات و مالی چه می شود؟
گاهی مشکل اصلی بعد از محاسبه و پرداخت حقوق شروع می شود؛ زمانی که مدیر مالی یا حسابرس یک گزارش مشخص درخواست می کند یا باید اطلاعات مورد نیاز بیمه و مالیات آماده شود.
نرم افزار مناسب باید بتواند گزارش های مختلف مورد نیاز را از اطلاعات ثبت شده در سیستم استخراج کند. گزارش عیدی، سنوات، ذخیره مرخصی، پرداختنی ها و سایر گزارش های مالی و پرسنلی می توانند در این مرحله کاربرد داشته باشند.
اگر برای هر گزارش مجبور باشید اطلاعات را دوباره از چند فایل جمع آوری کنید، احتمال مغایرت هم بیشتر خواهد شد. سیستم یکپارچه دقیقاً برای جلوگیری از همین دوباره کاری ها اهمیت پیدا می کند.
وام، علی الحساب و بیمه تکمیلی را فراموش نکنید
برای بعضی کارکنان ممکن است هر ماه مبلغی بابت قسط وام، علی الحساب یا بیمه تکمیلی از حقوق کسر شود. مدیریت این موارد به صورت دستی، مخصوصاً وقتی تعداد کارکنان زیاد باشد، کار چندان ساده ای نیست.
یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب باید بتواند مبلغ وام، تعداد و مبلغ اقساط، زمان بندی آنها، بیمه تکمیلی و علی الحساب را ثبت و در محاسبات ماهانه اعمال کند.
این یعنی لازم نیست حسابدار هر ماه از اول محاسبه کند که از حقوق چه کسی، بابت چه چیزی و چه مبلغی باید کسر شود.
اگر شرکت چند شعبه یا کارگاه داشته باشد چه؟
ساختار همه شرکت ها یکسان نیست. یک مجموعه ممکن است فقط یک دفتر داشته باشد، اما مجموعه دیگری چند شعبه، کارگاه، پروژه یا ردیف پیمان داشته باشد.
در این شرایط، نرم افزار باید بتواند ساختار سازمان را هم مدیریت کند. تعریف شرکت، سال مالی، شعب، کارگاه ها، ردیف پیمان و مراکز هزینه باعث می شود اطلاعات حقوقی بر اساس ساختار واقعی مجموعه تفکیک و مدیریت شوند.
پس اگر قرار است نرم افزار برای یک مجموعه بزرگ یا پیمانکاری انتخاب شود، حتماً باید این بخش از امکانات آن هم بررسی شود.
طرح طبقه بندی مشاغل چطور؟
در بعضی سازمان ها، ساختار پرداخت حقوق به گروه شغلی و طرح طبقه بندی مشاغل وابسته است. در چنین شرایطی، یک نرم افزار ساده که فقط مبلغ حقوق را ثبت می کند، احتمالاً پاسخگوی تمام نیازهای مجموعه نخواهد بود.
امکان تعریف گروه های شغلی، ردیف های مزدی و حقوق قابل تفکیک باعث می شود ساختار حقوق و مزایای کارکنان منظم تر مدیریت شود و محاسبات نیز بر اساس ساختار تعیین شده انجام گیرد.
تحت وب بودن واقعاً مهم است؟
امروزه بسیاری از کسب وکارها دیگر نمی خواهند اطلاعاتشان فقط روی یک کامپیوتر خاص در دسترس باشد. مخصوصاً وقتی چند شعبه یا چند کاربر با سیستم کار می کنند.
نرم افزار حقوق و دستمزد تحت وب این امکان را فراهم می کند که کاربران از مسیر آنلاین به سیستم دسترسی داشته باشند و اطلاعات را در محیط های مختلف مدیریت کنند. در نتیجه، وابستگی به یک سیستم مشخص کمتر می شود و مدیریت اطلاعات برای مجموعه هایی با ساختار پراکنده راحت تر خواهد بود.
سرعت پایان ماه را هم مقایسه کنید
یک نرم افزار ممکن است امکانات زیادی داشته باشد، اما اگر انجام هر کار ساده در آن زمان زیادی ببرد، حسابدار خیلی زود متوجه مشکل خواهد شد.
در پایان ماه، کارها پشت سر هم قرار می گیرند؛ کارکرد باید ثبت شود، حقوق محاسبه شود، فیش ها آماده شوند، فایل بانک تهیه شود و خروجی های بیمه و مالیات هم آماده باشند.
بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار، فقط تعداد امکانات را نشمارید. ببینید این امکانات چقدر فرآیند واقعی کار حسابدار را کوتاه تر و ساده تر می کنند.
آموزش و پشتیبانی را هم بررسی کنید
فرض کنید نرم افزار امکانات کاملی دارد، اما کاربر نمی داند از کجا باید شروع کند یا در زمان بروز مشکل، پاسخ مناسبی دریافت نمی کند. در این شرایط حتی امکانات خوب هم چندان کمکی نمی کنند.
آموزش و پشتیبانی مناسب باعث می شود حسابدار بتواند تنظیمات اولیه را درست انجام دهد و در استفاده روزمره از امکانات مختلف سیستم با مشکل کمتری روبه رو شود.
پس هنگام مقایسه نرم افزارهای حقوق و دستمزد، آموزش و پشتیبانی را هم کنار امکانات فنی قرار دهید.
در نهایت، نرم افزار حقوق و دستمزد خوب چه ویژگی هایی دارد؟
اگر بخواهیم همه این موارد را کنار هم بگذاریم، یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب باید فقط «حقوق را حساب کند»؟ قطعاً نه.
یک سیستم مناسب باید بتواند بخش قابل توجهی از مسیر را از ثبت اطلاعات کارکنان و قراردادها تا ثبت کارکرد، محاسبه حقوق و مزایا، بیمه و مالیات، وام و علی الحساب، صدور فیش، تهیه خروجی بانکی و گزارش های مالی و قانونی پوشش دهد.
در عین حال، امکاناتی مانند مدیریت شعب و مراکز هزینه، طرح طبقه بندی مشاغل، ورود اطلاعات از اکسل، دسترسی تحت وب و پشتیبانی مناسب نیز در انتخاب یک نرم افزار می توانند اهمیت زیادی داشته باشند.
درسان؛ وقتی نرم افزار قرار است کار حسابدار را راحت تر کند
حالا اگر بخواهیم این معیارها را در یک نمونه واقعی بررسی کنیم، نرم افزار حقوق و دستمزد شرکت درسان مجموعه ای از این امکانات را در یک سیستم یکپارچه و تحت وب ارائه می کند. لینک وبسایت شرکت درسان: https://thdorsan.com
درسان امکان مدیریت اطلاعات کارکنان و قراردادها، ثبت کارکرد، محاسبه حقوق و مزایا، محاسبه بیمه و مالیات، مدیریت وام و علی الحساب، صدور فیش حقوقی و تهیه خروجی های بانکی، بیمه، مالیات و گزارش های مالی را فراهم می کند. در کنار این موارد، امکاناتی مانند ورود اطلاعات از اکسل، مدیریت شرکت، شعب، کارگاه و مراکز هزینه و اجرای طرح طبقه بندی مشاغل نیز در سیستم در نظر گرفته شده است.
نکته مهم این است که برای انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد، نباید فقط به ظاهر نرم افزار یا تعداد گزینه های منوی آن توجه کرد. چیزی که در عمل اهمیت دارد این است که نرم افزار بتواند کار واقعی حسابدار را ساده تر، سریع تر و منظم تر کند و اطلاعات مورد نیاز را از ابتدای فرآیند تا تهیه خروجی های نهایی در یک مسیر مشخص مدیریت کند.
به همین دلیل، اگر در حال بررسی نرم افزارهای حقوق و دستمزد هستید، قبل از انتخاب، امکانات مورد نیاز مجموعه خود را مشخص کنید و بعد آنها را با قابلیت های هر نرم افزار مقایسه کنید. درسان نیز می تواند یکی از گزینه هایی باشد که امکانات آن را در همین چارچوب بررسی و با نیازهای مجموعه خود مقایسه کنید.
